Téměř každý z nás ví (anebo alespoň tuší), že plánování – v podstatě čehokoli – přináší benefity. Dnem procházíme efektivněji, jakmile se držíme předem naplánovaných bodů. Při plánování směn platí benefity plánování několikanásobně. Podívejme se tedy, proč se vyplatí plánovat směny a evidovat docházku?
Proč plánovat směny?
a) Vyvážený tým vede ke spokojenosti zákazníků
- Plánování tvoří produktivní tým, a tedy funkční provoz. Díky tomu sestavíte vyvážené směny, které pokryjí výkyvy poptávky během provozu. Typicky restaurace v čase oběda má vrchol poptávky. Při dobrém plánování směny je zákazník včas obsloužen, spokojen, a ještě restauraci doporučí.
b) Získáte čas na zákazníky
- Při dobrém plánování směn uspoříte čas. Můžete se tak věnovat rozvoji podnikání. Zaběhnuté plánování přináší řád zaměstnancům i firmě, je předvídatelné. Ve výsledku jsou zaměstnanci samostatnější a více při plánování spolupracují.
c) Kontrola nad absencemi
- Zvládnete i nenadálé absence zaměstnanců. Víte, koho povolat na záskok a jak mu to v budoucnu vykompenzovat.
K čemu je evidence docházky?
Primárně zaznamenává příchod a odchod zaměstnanců. Máte přehled, kdo je v danou chvíli na pracovišti a za jaký čas dostane finanční odměnu. A jaké jsou další výhody záznamu docházky?
a) Úspora nákladů
- Někdy neodpovídá čas strávený na pracovišti skutečnému času odpracovaných hodin. Zaměstnavateli tak utíkají peníze. V případě správné evidence docházky toto riziko odpadá.
b) Dobré vztahy na pracovišti
- Přesnou evidencí docházky předejdete vzniku sporů se zaměstnancem. Když zachytíte příchod a odchod, zaměstnanec nemá šanci rozporovat přítomnost/nepřítomnost na pracovišti. Snáze dohledatelné jsou i přesčasy zaměstnanců.
c) Jednodušší zpracování mezd
- Mzdová účetní má jednodušší podklady pro zpracování mezd. Žádné velké bádání, výpočet mezd je na základě docházky a odpracovaného času jasný.
Existují elektronické čtecí systémy, které na základě přihlašování a odhlašování dokážou automaticky spočítat odpracované hodiny včetně přesčasů i příplatků za práci v noci nebo o svátcích.
A jak tedy plánovat směny a evidovat docházku?
1. Koho máte v týmu?
Nakombinujte zkušenosti a povahy v jednotlivých směnách. Začátečník by v provozu neměl být nikdy sám nebo s jiným začátečníkem. Po boku by měl mít zkušeného kolegu, který ho zaučí. Dobré je počítat i s přirozeným založením zaměstnanců. Žoviální číšník sice pobaví, ale nemusí zvládat obědový nápor.
2. Jaké máte směny?
Kdy je vaše firma v provozu? Máte jednu směnu nebo více? Jsou rovnoměrné či nerovnoměrné? Jak dlouho trvají?
- V mateřské školce může jedna paní učitelka ráno otevírat, druhá přichází po obědě a zůstává s dětmi až do konce. Překrývají se v čase oběda. Na kdy a na jak dlouho potřebujete vaše lidi v provozu?
- V nepřetržitém provozu (některé typy služeb) může jít o tři osmihodinové navazující směny.
- Gastro má typický dlouhý a krátký týden s rozdílným počtem hodin.
Nastavení směn není žádné dogma, určitě se dá změnit podle potřeby. Jako příklad lze uvést
gastro podnik, kdy páteřní může být zaměstnanec s hlavním pracovním poměrem doplněný brigádníkem v době oběda.
3. Obsaďte směny
Dosaďte zaměstnance do jednotlivých směn na konkrétní pozice. Ověřte si, že zaměstnanec danou pozici zvládá (ať již časově nebo profesně) a že postupujete dle zákoníku práce. Dále sledujte:
- plánovanou absenci (dovolá, lékař, osobní důvody…)
- vyvážení směn v delším horizontu (pravidelně přidělaná náročná směna vede časem k nespokojenosti zaměstnance či dokonce k odchodu)
Jednu ze směn můžete mít jako záložní – coby formu pohotovosti v případě výpadku
personálu.
4. Zveřejněte směny
Sdělte naplánované směny svým zaměstnancům. Ideálně s časovým předstihem. Zvažte, jakou formou o plánu informujete:
- rozvrh vytiskněte a předejte zaměstnanci (ani v dnešní době není e-mail samozřejmostí)
- plánované směny pošlete e-mailem
- sdílejte směny prostřednictvím aplikace
5. Papír, excel nebo speciální software?
Celé plánování se dá dělat na papíře. Lze to i v excelu, kde existují předem nastavené šablony. Na trhu jsou i speciální aplikace, které umí agendu propojit a poskytují další výhody. Co umí:
- optimálně navrhují plánované směny (kolik lidí a na jakých pozicích je potřeba)
- řídí se časovými možnostmi zaměstnanců
- zohledňují zákonnou dobou odpočinku mezi směnami
- pružně reagují na záskoky
- minimalizují chyby v provozu
- jsou transparentní – přístup k informacím má zaměstnavatel i zaměstnanec
- zajišťují hladký chod provozu
- evidují docházku
6. A jak evidovat docházku?
Evidence docházky není ze zákona povinná. Je ale výhodou ji mít, předejdete tím nepříjemnostem. V dnešní době je ideální pořídit si elektronickou evidenci, která přesně odměří reálnou pracovní dobu a tím i mzdový nárok. Kromě toho získáte informace o ziskovosti jednotlivých směn.